De bescherming van uw persoonlijke levenssfeer is voor dutoICT BV van kapitaal belang. We verbinden er ons dan ook toe om uw persoonsgegevens te beschermen en te verwerken in alle transparantie en conform alle wettelijke bepalingen. Met deze verklaring willen wij u alvast volledig informeren. Daarbij gaan we dieper in op hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren. De contractueel afgesproken voorwaarden tussen u en ons blijven onveranderd. Wij nodigen u uit de tijd te nemen om deze verklaring te lezen en bekend te raken met ons beleid met betrekking tot dit onderwerp.

Welke draagwijdte heeft deze verklaring?

Wat betekent ‘verwerking van uw gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Onder verwerking van gegevens verstaan we elke bewerking van uw persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen. Wij zijn bijgevolg zowel uw gesprekspartner als die van de toezichthoudende autoriteiten (vb. de Gegevensbeschermingsautoriteit ) voor alle vragen over het gebruik van uw gegevens.

Voor wie?

Deze verklaring geldt voor:

• alle natuurlijke personen die huidige of potentiële klanten van dutoICT BV zijn.
• alle andere tussenkomende partijen (natuurlijke personen) bij een commerciële contacten met dutoICT BV (vb. bestuurders van vennootschappen, gevolmachtigden, wettelijke vertegenwoordigers en andere contactpersonen).

Deze verklaring geldt niet voor:

• rechtspersonen

Voor welke gegevens?

Deze verklaring betreft persoonsgegevens van natuurlijke personen. Het gaat m.a.w. om gegevens die toelaten iemand rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. In het kader van uw commerciële contacten met dutoICT BV kunnen wij ertoe gebracht worden om verschillende persoonsgegevens te verzamelen, onder andere om u te identificeren of om een contract te sluiten. Meer informatie over de gegevens de wij verwerken, vindt u verder in deze privacyverklaring.

Zoals de wet het voorschrijft, verwerken we geen gevoelige gegevens, betreffende onder andere:

• raciale of etnische afkomst
• politieke opvattingen
• godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging
• lidmaatschap van een vakvereniging
• genetische eigenschappen
• gezondheid
• seksuele voorkeuren
• strafrechtelijke veroordelingen of veiligheidsmaatregelen die daaruit voortvloeien
• biometrische gegevens

Indien wij toch gegevens van deze aard moeten verwerken, vragen wij altijd voorafgaandelijk uw toestemming.

Welke reglementering regelt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in België?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (in het Engels: General Data Protection Regulation, afgekort GDPR) regelt de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij engageren ons ertoe onze plichten na te leven en uw rechten te respecteren telkens wij uw gegevens verwerken. Indien u dieper wil ingaan op dit onderwerp raden wij u aan de website van de  Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen (www.privacycommission.be).

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Een aantal van uw gegevens kunnen verzameld worden door dutoICT BV:

• wanneer u klant wordt
• wanneer u zich registreert om onze online diensten te gebruiken
• wanneer u een formulier of een contract dat wij u voorleggen, invult
• wanneer u van onze diensten en producten gebruikmaakt
• wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrieven, ingaat op onze uitnodigingen, webformulieren op cuarta.be invult
• wanneer u zelf contact met ons opneemt via een kanaal dat wij ter beschikking stellen
• wanneer u gefilmd wordt door onze bewakingscamera’s in en rond onze kantoren/gebouwen. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen (wij signaleren de aanwezigheid van camera’s met pictogrammen die onze contactgegevens vermelden).

Mogen wij deze gegevens verwerken?

Wij verwerken uw gegevens enkel wanneer we daarvoor een geldige rechtsgrond hebben. dutoICT BV verwerkt persoonsgegevens met de volgende rechtsgronden:

• in het kader van de uitvoering van een contract of het nemen van precontractuele maatregelen
• om aan alle wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen te kunnen voldoen
• om redenen die het gerechtvaardigde belang van dutoICT BV betreffen. Wanneer wij dit soort verwerking uitvoeren, streven wij daarbij naar een evenwicht tussen dit gerechtvaardigde belang en het respecteren van uw persoonlijke levenssfeer: o Zo heeft dutoICT BV een gerechtvaardigd belang om u gerichte meldingen te sturen mbt onderhoudswerkzaamheden e.d., publicitaire boodschappen te bezorgen en u via direct marketing producten voor te stellen die aan uw behoeften voldoen. U kan zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor deze (zie verder in deze privacyverklaring in het hoofdstuk over uw rechten).

Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Voor elke verwerking worden enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel verwerkt, en we houden ze ook niet langer bij dan nodig voor het realiseren van het beoogde doel.

 Algemeen kunnen we de doelen als volgt omschrijven:

• het beheer van het klantenbestand en het globaal klantbeeld
• het beheer van de contracten
• een profiel opstellen op grond waarvan we bepaalde producten kunnen voorstellen.

In wat volgt, geven we u meer gedetailleerde info over de doelen.

Om de diensten te kunnen uitvoeren en beheren

• Om je te identificeren gebruiken we gegevens zoals:
  • naam, emailadres, telefoonnummer, bedrijf, btwnummer, klantnummer en

Voor het beheer van dutoICT BV als bedrijf 

• dutoICT BV verwerkt uw persoonsgegevens ook voor het bewaren van statistisch gegevens om risico’s beter te beheersen, de commerciële prestaties op te volgen of het commercieel beleid te ondersteunen. Voor deze statistische gegevens werken we met geaggregeerde gegevens, zodat uw privacy beschermd wordt
• voor het testen van nieuw ontwikkelde applicaties wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van fictieve gegevens. Soms kan het voorkomen dat het wij persoonsgegevens gebruiken voor testdoeleinden. In dat geval zorgen wij voor de nodige begeleidende maatregelen, onder andere door een erg beperkte groep van personeel toegang te geven tot de testdata, om ervoor te zorgen dat de impact op uw privacy minimaal is;

Om onze dienstverlening naar jou te verbeteren

• wij houden rekening met uw voorkeuren wat betreft communicatiemiddelen (telefoon, email,…)
• we gebruiken ook cookies op onze websites die jouw voorkeuren bewaren
• we waken erover dat we u niet te frequent contacteren met informatieve berichten of commerciële aanbiedingen;

Om je onze producten aan te bevelen

• we delen onze klanten op in homogene klantengroepen (‘segmentatie’) om zo de meest passende dienstverlening aan te bieden op basis van de afgesloten contracten.
• wij doen u gepersonaliseerde aanbiedingen met producten en diensten op basis van uw behoeften

Hoe beschermen we uw gegevens?

De toegang tot uw persoonlijke gegevens is enkel toegestaan aan de personen die uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Zij moeten een strikte beroepsdiscretie in acht nemen en alle technische voorschriften voor het verzekeren van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens nauwgezet opvolgen. Wij passen ook technieken toe, zoals het aggregeren of versleutelen van gegevens. Op die manier willen wij vermijden dat onbevoegde personen toegang verkrijgen tot de gegevens, deze verwerken, aanpassen of vernietigen.

Enkele voorzorgen die u als klant kan nemen om uw gegevens te beveiligen: 

• gebruik steeds een actuele versie van uw besturingssysteem (Windows, Mac OS, …) en webbrowser (Internet Explorer, Safari,…)
• zorg voor een actieve firewall op uw computer
• beveilig jouw computer met de meest actuele antivirussoftware
• beveilig uw draadloze verbinding (wifi), bij voorkeur met een WPA2-sleutel
• ga voor online aankopen alleen naar sites van bekende en betrouwbare aanbieders
• gebruik als paswoorden geen te voor de hand liggende woorden of cijfers, combineer voldoende cijfers en letters.
• sta kritisch tegenover ‘onverwachte’ inkomende telefoons of mails, en geef nooit jouw geheime codes, aanmeld- of bevestigingscodes door.

Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden ze meegedeeld?

Uw gegevens kunnen voor de hoger vermelde doelen en rechtsgronden verwerkt worden:

• door de vennootschappen binnen de Groep dutoICT BV (dutoICT BV, Cuarta en dutoICT)
• door gespecialiseerde verwerkers voor diensten onder andere met betrekking tot betaling en accounting. Zij moeten de instructies van dutoICT BV volgen en haar privacybeleid naleven. In andere gevallen zijn deze partners zelf medeverantwoordelijk voor de verwerking van gegevens en moeten zij op hun beurt hun wettelijke verplichtingen nakomen. Wij verzekeren ons ervan dat onze partners enkel gegevens ontvangen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun contract.
• door uw professionele raadgevers
• door individuen of organisaties in directe relatie met dutoICT BV, bijvoorbeeld advocaten of deurwaarders
• door overheidsdiensten zoals bijvoorbeeld FOD Financiën en CFI
• door gerecht en politiediensten.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

• Recht op inzage: U heeft het recht om op elk ogenblik kennis te nemen welke van uw persoonsgegevens wij verwerken en in welke mate wij van deze persoonsgegevens gebruikmaken.
  
  
• Recht op verbetering: Stelt u vast dat uw gegevens niet juist of onvolledig zijn, dan kunt u ons vragen die te verbeteren. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken we u om ons elke wijziging te melden.
  
  
• Recht op verwijdering (recht op vergetelheid): U heeft het recht dutoICT BV te verzoeken om de verwijdering van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u vermoedt dat dutoICT BV de gegevens onrechtmatig bekomen heeft. Dit recht is evenwel niet absoluut; geval per geval zal worden bekeken of het verzoek kan worden ingewilligd. Verwijdering kan er mogelijk ook toe leiden dat dutoICT BV u bepaalde producten en diensten niet langer kan leveren.
  
  
• Recht op beperking van de verwerking: Als u niet akkoord bent met een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens door dutoICT BV, mag u ons vragen om die verwerking te stoppen. Dit recht is evenwel niet absoluut; geval per geval zal worden bekeken of het verzoek kan worden ingewilligd.
  
  
• Recht op bezwaar tegen de verwerking: U heeft het recht om zonder enige motivatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing doeleinden op basis van het gerechtvaardigd belang van dutoICT BV. Voor andere verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang is het recht niet absoluut. Wij kunnen uw verzoek niet inwilligen bijvoorbeeld als dutoICT BV de gegevens nodig heeft om risico’s te beheersen, of misbruiken of fraude op te sporen en te beheersen. U dient dergelijk verzoek dan ook te motiveren met zwaarwegende en gerechtvaardigde redenen.
  
  
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare, machineleesbare vorm. U mag ons ook vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit recht kunt u uitoefenen indien aan drie voorwaarden gelijktijdig is voldaan:
  • Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van toestemming of een overeenkomst.
  • Het gaat om een geautomatiseerde verwerking (geen papieren documenten).
  • U verstrekt de gegevens zelf.
    
    
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering: U beschikt ook over het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering. Dit recht kunt u uitoefenen wanneer het gaat om:
  • Een beslissing die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking berust, zonder menselijke tussenkomst. Dit betekent dat een fysieke persoon geen betekenisvolle controle uitoefent op de beslissing en deze niet kan wijzigen of annuleren.
  • Een beslissing die voor u rechtsgevolgen teweegbrengt of die u anderszins in aanmerkelijke mate treft.
    
    
• Bij wie kunt u terecht?
  Om uw rechten uit te oefenen volstaat het om ons te contacteren via mail aan privacy@cuarta.be.
  Als u niet akkoord bent met het standpunt van dutoICT BV, kunt u ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.